[Word] 校閱：註解、追蹤修訂

團體報告進行到尾聲，在繳交出去之前，最重要的工作，是把大家各自負責撰寫的部分依照架構進行合併，然後校對；又或者是像我們現在在寫部落格的文章，正式發佈前也會相互校對檢閱，確定沒有問題之後，才會釋出。這個時候，為了讓彼此都可以了解那些地方有問題、哪些地方需要修改、又該如何修改，這個Word內建的校閱相關功能就能提供很大的幫助。

註解：Word的便利貼

比起稍後要介紹的追蹤修訂，註解應該是大家比較熟悉的功能。

從最上方的功能區，找到「校閱」，就可以發現有「註解」、「追蹤」和「變更」這三個今天主要要介紹的功能所在的區塊。

要在文件中新增註解有兩種方式：

方法一

就像剛剛提過的，將要註解的文字或段落反白選取，在上方功能區找到「校閱」→「註解」區塊，點選「新增註解」就可以了。

方法二

同樣首先將要註解的文字或段落反白選取，點選右鍵，也能在功能表單的最下方找到「新增註解」的選項。

進行註解後，呈現如下圖示：

在右方註解欄中，會顯示註解者的身分。如果登入Microsoft帳戶，會顯示使用者名稱；未登入者，則顯示電腦廠牌或型號。

在「註解」區塊中，同時也有「刪除註解」和移動至上、下一個註解的功能。

註解的顯示，則可以透過「註解」區塊中「顯示註解」進行調整。

追蹤修訂：凡走過必留下痕跡

相較於註解功能比較像是在文件中貼上一張便利貼，告訴撰寫者哪些地方需要修改、應該怎麼修改，校閱者不太會直接針對文件內容進行更動；追蹤修訂的功能則是讓校閱者可以直接進行修正，同時將所有的更動記錄下來。

要啟用追蹤修訂功能，同樣藉由最上方的功能區找到「校閱」→「追蹤」區塊，點選「追蹤修訂」，之後在文件中不論是增刪文字，還是修改格式，就都會被記錄下來了。

而之後如果要檢視修訂狀況，不論是註解還是追蹤修訂，都可以藉由調整「追蹤」區塊對於顯示內容的設定，選擇要顯示「簡易標記」、「所有標記」、「無標記」或是「原稿」。

顯示「簡易標記」：

顯示「所有標記」：

而關於無標記與原稿的差別，在於「無標記」呈現的是修訂後的結果，但是不會看到是哪些部分被進行修改；而「原稿」就是原稿，是還沒有進行修訂的、撰寫者最原始呈現的稿件。

而在「標記」本身，也可以選擇要呈現哪些標記：註解、筆跡、插入與刪除、設定格式。

除此之外，同樣在「校閱」→「追蹤」區塊，可以找到「檢閱窗格」的顯示央相關設定，會將追蹤修訂的記錄詳細呈現。

例：點選「垂直檢閱窗格」，會出現在畫面左方；「水平檢閱窗格」則會顯示在畫面下方。

在文件進行修訂之後，原撰寫者可以藉由「校閱」→「變更」區塊的功能，決定是否要接受這些變更，以及在這些邊更中進行移動。

而有時候，為了保護文件，避免文件被修改，可以藉由「校閱」→「保護」中限制編輯的設定，決定文件是否可以被進行修改。

不過要提醒大家，在最後把所有需要的地方都修改完、把報告交出去之前，要記得把所有的註解和追蹤修訂處理完成（如：「刪除註解」、「接受（所有）變更」），以免造成批閱者的困擾。

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